O desafio
Todos os dias, centenas de notas de fornecedores chegavam como PDFs e digitalizações. Quatro analistas passavam a manhã redigitando os mesmos campos no ERP — emissor, CNPJ, totais, vencimentos — linha por linha.
O custo não era só tempo. Erros de digitação só apareciam no fechamento, forçando conciliações, e toda a operação dependia de um punhado de pessoas que conheciam as peculiaridades de cada fornecedor.
O que construímos
Em vez de forçar templates rígidos, construímos um pipeline que lê qualquer layout, extrai os campos, valida contra regras de negócio e o ERP, e lança o que passa — encaminhando apenas exceções reais a uma pessoa.
- OCR ajustado para documentos fiscais brasileiros
- Validação contra regras fiscais e cadastro do ERP
- Score de confiança que decide o que precisa de humano
- Trilha de auditoria completa para cada documento lançado
O resultado
Em nove semanas, o processamento caiu de seis horas para quatro minutos por lote. Erros de redigitação foram a zero, e os quatro analistas migraram para conciliação e relacionamento com fornecedores. A automação agora trata 12 mil documentos por mês sem supervisão.
Mais importante: o processo agora está documentado e é mantido pelo sistema — não pela memória de poucas pessoas.